Privatlivspolitik for Synodic Support

Synodic Studio ("Synodic", "vi", "os") driver Synodic Support på support.synodicstudio.com ("Portalen") og er dataansvarlig for de personoplysninger, der beskrives i denne politik. Det betyder, at vi beslutter, hvorfor og hvordan dine oplysninger behandles, og at vi er ansvarlige for dem.

Synodic Studio er et handelsnavn, endnu ikke et registreret selskab, så der er intet CVR-nummer at oplyse. Indtil der er et, er den dataansvarlige studiets to stiftere, Nicklaz Lentz og Kian Nikolaj, som fælles dataansvarlige. Vi har skriftligt aftalt, hvordan vi deler ansvaret efter GDPR artikel 26. Nicklaz Lentz er kontaktpunkt for spørgsmål og anmodninger om personoplysninger, men du kan udøve dine rettigheder over for hver af os.

Studiet har base i Aarhus, Denmark. Du kan kontakte os om alt i denne politik på contact@synodicstudio.com. Vi har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver, fordi omfanget og karakteren af vores behandling ikke kræver det efter GDPR artikel 37.

Denne politik dækker Portalen: spillersupport til Synodic Studios spil på Roblox, herunder anmeldelser af spillere, klager over straffe, fejlrapporter, almindelige supportsager og ansøgninger til staff. Den giver også de oplysninger, som GDPR artikel 14 kræver, til spillere, der bliver anmeldt til os af en anden.

Vores anticheat, SynodicAC, har sin egen privatlivspolitik på www.synodicstudio.com/privacy/anticheat, som forklarer de registreringer og moderationsoplysninger, en klage kan handle om. Vores website www.synodicstudio.com er omfattet af studiets privatlivspolitik på www.synodicstudio.com/privacy. Roblox og Discord er uafhængige virksomheder, og deres egne privatlivspolitikker gælder for alt, hvad du gør på deres platforme.

For at bruge Portalen logger du ind med Roblox og forbinder derefter din Discord-konto. Begge trin foregår på platformenes egne login-sider, så vi ser aldrig din Roblox- eller Discord-adgangskode.

Fra Roblox

Når du logger ind med Roblox (tilladelserne "openid" og "profile"), gemmer vi dit Roblox-bruger-ID, dit brugernavn, dit visningsnavn og adressen på dit avatarbillede.

Fra Discord

Når du forbinder Discord (tilladelsen "identify"), gemmer vi dit Discord-bruger-ID, dit Discord-brugernavn, adressen på dit avatarbillede og ID'erne på de roller, du har på Synodics Discord-server, som vores bot læser direkte fra serveren. Vi bruger rolle-ID'erne til at genkende staff og give dem staff-adgang.

Discord-adgangstokens

Discord giver os midlertidige adgangstokens, så vi kan læse oplysningerne ovenfor. Vi bruger dem kun, mens du forbinder din konto, og gemmer dem ikke.

Vi indsamler ikke din e-mailadresse, og Portalen har ingen filupload.

Portalen sætter to cookies, og begge er nødvendige for at logge ind.

synodic_session

Holder dig logget ind. Den indeholder en tilfældig token; vi gemmer kun en hash af tokenen, ikke selve tokenen. Den varer 30 dage, eller indtil du logger ud.

synodic_oauth

Beskytter login-forløbet mod forfalskede anmodninger, mens du sendes til Roblox eller Discord og tilbage. Den varer 10 minutter.

Begge cookies er strengt nødvendige for at levere den tjeneste, du beder om, og kræver derfor ikke samtykke efter cookiereglerne (i Danmark cookiebekendtgørelsen, der gennemfører e-databeskyttelsesdirektivet). Derfor er der ikke noget cookiebanner. Portalen kører ingen analytics, sporing eller reklamer.

Profilbilleder af spillere og staff hentes direkte fra Roblox' og Discords billedservere. Når din browser henter dem, kan Roblox eller Discord se din IP-adresse, som ved enhver anmodning til deres servere. Vores skrifttyper ligger på vores egen server, så ingen skrifttypeudbyder kontaktes.

Hver sag er knyttet til din konto. Afhængigt af sagstypen indeholder den følgende.

Anmeldelse af en spiller

Spillet, den anmeldte spillers Roblox-brugernavn, din beskrivelse af, hvad der skete (op til 3.000 tegn), og et link til dokumentation, for eksempel en video på YouTube eller Medal. Linket til dokumentation er påkrævet.

Klage over en straf

Spillet, typen af straf, hvornår den skete, og hvorfor du mener, den bør tages op igen.

Fejlrapport

Spillet, et resumé, trinene til at genskabe fejlen og, hvis du vil, et link til dokumentation.

Supportsag

Et emne og din besked.

Svar

Beskeder fra dig og fra staff i sagen, op til 3.000 tegn hver.

Skriv venligst ikke følsomme oplysninger, for eksempel om helbred, religion eller seksualitet, eller andre menneskers private oplysninger i en sag. Vi har ikke brug for dem for at hjælpe dig.

Hvis du søger en stilling på holdet, for eksempel som udvikler, tester, moderator eller staff, behandler vi din alder, din tidszone, hvor mange timer om ugen du kan bidrage med, og din motivation. Afhængigt af stillingen behandler vi også dit portfolio- eller GitHub-link, din erfaring, dine kompetencer, de enheder, du bruger, og dine svar på scenariespørgsmål.

Vi spørger om din alder, fordi nogle roller indebærer kontakt med andre spillere, hvoraf mange er mindreårige, og fordi vi skal vurdere, om en rolle passer til dig. Det beskytter både dig og spillerne.

I Portalen kan en ansøgning kun læses af dem, der ansætter til den pågældende stilling. Vi kan sende dig vores afgørelse med en kommentar fra bedømmeren som en direkte besked på Discord fra vores bot. Du kan søge en stilling igen 14 dage efter din forrige ansøgning.

Dette afsnit er til spillere, der er blevet anmeldt af en anden. Vi har ingen kontaktoplysninger på anmeldte spillere, så det er gennem denne politik, vi giver dig de oplysninger, som GDPR artikel 14 kræver.

Hvad vi modtager om dig

Dit Roblox-brugernavn, spillet, den anmeldende spillers beskrivelse af, hvad der skete, og et link til dokumentation, for eksempel en video.

Hvor det kommer fra

Fra den spiller, der har lavet anmeldelsen. Links til dokumentation peger på materiale, som anmelderen har offentliggjort andetsteds, for eksempel på YouTube eller Medal.

Hvorfor og på hvilket grundlag

For at undersøge anmeldelsen og holde vores spil sikre og fair. Retsgrundlag: vores legitime interesse i at beskytte spillere og håndhæve vores spilregler (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f).

Hvem der ser det

Synodics staff og anmelderen, som kan se sin egen anmeldelse. Dit brugernavn står i sagens titel, som også sendes til vores private staff-kanal på Discord.

Hvor længe vi gemmer det

Så længe anmeldelsen er åben og derefter i 12 måneder, efter at den er lukket, som beskrevet under "Hvor længe vi gemmer dine oplysninger".

Du har de samme rettigheder som alle andre efter denne politik, herunder indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse. Skriv til contact@synodicstudio.com med dit Roblox-brugernavn. Vi kan have brug for at bekræfte, at Roblox-kontoen er din. For at beskytte den, der har anmeldt dig, kan vi begrænse, hvad vi viser dig, for eksempel ved ikke at oplyse, hvem der har lavet anmeldelsen, hvis det ville krænke vedkommendes rettigheder at give dig oplysningerne (GDPR artikel 15, stk. 4).

• Dine sager kan ses af dig og af Synodics staff. Alle i staff kan se åbne sager; kun ejerne kan også se lukkede. Andre spillere ser aldrig dine sager.
• Ansøgninger til staff kan i Portalen kun læses af dem, der ansætter til den pågældende stilling.
• Korte notifikationer om nye sager, svar og ansøgninger sendes til en privat staff-kanal på Discord, som beskrevet i næste afsnit.

For at staff hurtigt opdager nye henvendelser, sender Portalen en besked til en privat staff-kanal på vores Discord-server for hver ny sag, hvert nyt svar og hver ny ansøgning. Beskeden indeholder sagsnummer og titel (ved en anmeldelse også den anmeldte spillers brugernavn), op til 1.000 tegn af teksten samt forfatterens visningsnavn og brugernavn.

Disse beskeder slettes, når den sag eller ansøgning, de hører til, slettes. Afgørelser om ansøgninger til staff kan sendes til ansøgeren som en direkte besked fra vores Discord-bot, som beskrevet ovenfor.

GDPR kræver et retsgrundlag for hvert formål. Vores er disse.

At drive din konto og logge dig ind

Retsgrundlag: at levere den tjeneste, du beder om, efter vores brugsvilkår (GDPR artikel 6, stk. 1, litra b).

At håndtere dine supportsager og fejlrapporter

At læse og besvare dine sager og følge op på fejl, du rapporterer. Retsgrundlag: artikel 6, stk. 1, litra b.

Anmeldelser af spillere og moderation

At undersøge anmeldelser, herunder oplysningerne om den anmeldte spiller, og gribe ind efter vores spilregler. Retsgrundlag: vores legitime interesse i at holde vores spil sikre og fair (artikel 6, stk. 1, litra f).

Klager over straffe

At tage straffe op igen og rette fejl. Retsgrundlag: vores legitime interesse i fair og korrekt moderation (artikel 6, stk. 1, litra f).

Ansøgninger til staff

At vurdere din ansøgning på din anmodning. Retsgrundlag: foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for en eventuel aftale (artikel 6, stk. 1, litra b). For din alder: vores legitime interesse i at beskytte mindreårige og vurdere, om en rolle passer til dig (artikel 6, stk. 1, litra f).

Staff-adgang via Discord-roller

At læse dine roller på vores Discord-server for at afgøre, hvem der får staff-adgang. Retsgrundlag: vores legitime interesse i kun at give adgang til de rette personer (artikel 6, stk. 1, litra f).

Sikkerhed og forebyggelse af misbrug

Serverlogs, grænser for sager og ventetider, der holder Portalen kørende og beskytter den mod spam og angreb. Retsgrundlag: vores legitime interesse i en sikker og pålidelig tjeneste (artikel 6, stk. 1, litra f).

Hvor vi bygger på legitim interesse, har vi afvejet den mod dine interesser og rettigheder. Notifikationer til staff på Discord tjener samme formål og bygger på samme retsgrundlag som den sag eller ansøgning, de vedrører.

• Hetzner Online GmbH (Tyskland), som udlejer serveren i EU, som Portalen kører på. Din konto, dine sager og ansøgninger og serverlogs gemmes der.
• Discord Inc. (USA), som modtager notifikationerne til staff og de direkte beskeder beskrevet ovenfor og leverer kontooplysningerne og avatarbillederne, når du forbinder Discord.
• Roblox Corporation (USA), som leverer dine kontooplysninger og dit avatarbillede, når du logger ind.

Roblox og Discord er selvstændige dataansvarlige for oplysninger på deres egne platforme, og deres egne privatlivspolitikker gælder. Vi sælger ikke personoplysninger og deler dem ikke med annoncører. Vi kan videregive oplysninger, hvor loven kræver det, for eksempel efter en gyldig anmodning fra en offentlig myndighed.

Portalen kører på en server i EU. Når vi modtager oplysninger fra Roblox eller Discord eller sender oplysninger til dem, går oplysningerne til USA. Disse overførsler bygger på EU-US Data Privacy Framework, hvor modtageren er certificeret under den, og ellers på de garantier, udbyderen tilbyder, såsom Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Åbne sager

Gemmes, så længe sagen er åben.

Lukkede sager

Slettes sammen med alle deres beskeder 12 måneder efter, at sagen er lukket. Det gælder også anmeldelser af spillere og oplysningerne om den anmeldte spiller i dem.

Ansøgninger til staff

Slettes 6 måneder efter afgørelsen på ansøgningen.

Notifikationer til staff på Discord

Slettes, når den sag eller ansøgning, de hører til, slettes.

Din konto

Gemmes, mens du bruger Portalen. Hvis du ikke logger ind i 24 måneder, slettes din konto sammen med alt, der er knyttet til den.

Sessioner

En session varer 30 dage, eller indtil du logger ud. Udløbne sessioner fjernes.

Serverlogs

Din IP-adresse, tidspunktet, den forespurgte adresse og din browsers user agent, gemt i højst 30 dage.

Du kan når som helst selv slette din konto fra dit dashboard. Det sletter din konto og alle dine sager og ansøgninger. Hvis du bruger Roblox' proces for "Right to Erasure" (retten til sletning), giver Roblox os besked, og den tilsvarende konto slettes automatisk.

Efter GDPR har du disse rettigheder over dine personoplysninger. Du kan udøve dem ved at skrive til contact@synodicstudio.com.

Indsigt

Spørge, om vi har oplysninger om dig, og få en kopi af dem.

Berigtigelse

Få urigtige oplysninger rettet.

Sletning

Få dine oplysninger slettet. Du kan også selv slette din konto fra dit dashboard.

Begrænsning

Bede os om at stoppe med at bruge dine oplysninger, men beholde dem, i visse situationer.

Dataportabilitet

Modtage de oplysninger, du har givet os, i et struktureret, maskinlæsbart format, hvor vi behandler dem på grundlag af en aftale.

Indsigelse

Gøre indsigelse mod behandling, der bygger på legitim interesse. Vi stopper, medmindre vi har vægtige grunde, der går forud for dine interesser.

Vi svarer inden for en måned. Ved komplekse eller mange anmodninger kan vi forlænge fristen med yderligere to måneder, og så giver vi dig besked. Vi kan have brug for at bekræfte din identitet, før vi behandler en anmodning.

Portalen anvender automatisk nogle få faste tekniske regler:

• du kan højst have 3 åbne sager i hver kategori;
• du skal vente 60 sekunder mellem nye sager;
• du skal vente 14 dage, før du kan søge en stilling igen;
• staff-adgang følger de roller, du har på vores Discord-server.

Det er ikke afgørelser, der har retsvirkning eller på tilsvarende måde betydeligt påvirker dig, i den forstand, der gælder efter GDPR artikel 22. Afgørelser om anmeldelser, klager og ansøgninger til staff træffes af mennesker. Automatiske handlinger fra vores anticheat er beskrevet i privatlivspolitikken for SynodicAC på www.synodicstudio.com/privacy/anticheat.

Mange Roblox-spillere er unge, så vi har forsøgt at skrive denne politik tydeligt. Du skal være mindst 13 år for at bruge Portalen, eller ældre, hvis loven i dit land kræver det, og du skal følge Roblox' og Discords regler. Vi indsamler ikke bevidst oplysninger om børn under 13 år.

Hvis du er forælder eller værge og mener, at dit barn har brugt Portalen, så skriv til contact@synodicstudio.com, og vi sletter dit barns oplysninger.

Portalen leveres kun over HTTPS og kører på en server i EU. Vi gemmer kun en hash af din sessionstoken og gemmer ikke Discord-adgangstokens. Staff-adgang er via Discord-roller begrænset til det, hver rolle har brug for, ansøgninger til staff er kun synlige for dem, der ansætter til stillingen, og hemmeligheder som nøgler er adgangsbegrænsede.

Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden, anmelder vi det til Datatilsynet inden for 72 timer, hvor loven kræver det, og underretter de berørte, hvor bruddet sandsynligvis indebærer en høj risiko for dem.

Hvis du mener, at vi har behandlet dine oplysninger ulovligt, kan du klage til Datatilsynet på datatilsynet.dk eller til myndigheden i det EU-land, hvor du bor. Vi vil sætte pris på muligheden for at løse sagen med dig først, men du behøver ikke kontakte os, før du går til en myndighed.

Vi opdaterer denne politik, når Portalen eller loven ændrer sig. Datoen øverst viser, hvornår den sidst blev revideret. Vigtige ændringer annoncerer vi på sitet og på vores Discord-server.

Spørgsmål og anmodninger om dine oplysninger: contact@synodicstudio.com. Skriv venligst "Privatliv" og "Synodic Support" i emnefeltet.