Politique de confidentialité de Synodic Support

Synodic Studio (« Synodic », « nous ») exploite Synodic Support sur support.synodicstudio.com (le « Portail ») et est le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette politique. Cela signifie que nous décidons pourquoi et comment vos données sont traitées, et que nous en sommes responsables.

Synodic Studio est un nom commercial, pas encore une société immatriculée, il n’y a donc pas de numéro d’immatriculation à indiquer. Jusqu’à ce qu’il y en ait un, les responsables du traitement sont les deux fondateurs du studio, Nicklaz Lentz et Kian Nikolaj, en tant que responsables conjoints. Nous avons convenu par écrit de la répartition de nos responsabilités au titre de l’article 26 du RGPD. Nicklaz Lentz est le point de contact pour les questions et demandes relatives aux données personnelles, mais vous pouvez exercer vos droits auprès de l’un ou l’autre d’entre nous.

Le studio est basé à Aarhus, Denmark. Vous pouvez nous joindre au sujet de tout ce qui figure dans cette politique à contact@synodicstudio.com. Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données, car l’ampleur et la nature de nos traitements ne l’exigent pas au titre de l’article 37 du RGPD.

Cette politique couvre le Portail : le support joueurs des jeux de Synodic Studio sur Roblox, y compris les signalements de joueurs, les appels, les rapports de bugs, les tickets de support général et les candidatures à l’équipe. Elle fournit aussi les informations exigées par l’article 14 du RGPD pour les joueurs qui nous sont signalés par quelqu’un d’autre.

Notre anticheat, SynodicAC, a sa propre politique de confidentialité sur www.synodicstudio.com/privacy/anticheat, qui explique les détections et les données de modération sur lesquelles un appel peut porter. Notre site www.synodicstudio.com relève de la politique de confidentialité du studio sur www.synodicstudio.com/privacy. Roblox et Discord sont des entreprises indépendantes, et leurs propres politiques de confidentialité s’appliquent à tout ce que vous faites sur leurs plateformes.

Pour utiliser le Portail, vous vous connectez avec Roblox, puis vous associez votre compte Discord. Les deux étapes se déroulent sur les pages de connexion des plateformes elles-mêmes : nous ne voyons donc jamais votre mot de passe Roblox ou Discord.

De Roblox

Lorsque vous vous connectez avec Roblox (autorisations « openid » et « profile »), nous enregistrons votre identifiant d’utilisateur Roblox, votre nom d’utilisateur, votre nom d’affichage et l’adresse de votre image d’avatar.

De Discord

Lorsque vous associez Discord (autorisation « identify »), nous enregistrons votre identifiant d’utilisateur Discord, votre nom d’utilisateur Discord, l’adresse de votre image d’avatar et les identifiants des rôles que vous détenez sur le serveur Discord de Synodic, que notre bot lit directement sur le serveur. Nous utilisons ces identifiants de rôles pour reconnaître les membres de l’équipe et leur donner l’accès correspondant.

Jetons d’accès Discord

Discord nous remet des jetons d’accès temporaires pour que nous puissions lire les informations ci-dessus. Nous ne les utilisons que pendant l’association de votre compte et ne les conservons pas.

Nous ne collectons pas votre adresse e-mail, et le Portail ne permet pas d’envoyer de fichiers.

Le Portail dépose deux cookies, tous deux nécessaires à la connexion.

synodic_session

Vous maintient connecté. Il contient un jeton aléatoire ; nous ne conservons qu’une empreinte (hash) de ce jeton, et non le jeton lui-même. Il dure 30 jours ou jusqu’à votre déconnexion.

synodic_oauth

Protège la procédure de connexion contre les requêtes falsifiées pendant que vous êtes redirigé vers Roblox ou Discord et de retour. Il dure 10 minutes.

Ces deux cookies sont strictement nécessaires pour fournir le service que vous demandez et ne requièrent donc pas de consentement au titre des règles sur les cookies (au Danemark, l’arrêté sur les cookies qui transpose la directive « vie privée et communications électroniques »). C’est pourquoi il n’y a pas de bandeau cookies. Le Portail n’utilise aucun outil d’analyse, de pistage ou de publicité.

Les photos de profil des joueurs et des membres de l’équipe sont chargées directement depuis les serveurs d’images de Roblox et de Discord. Lorsque votre navigateur les récupère, Roblox ou Discord peut voir votre adresse IP, comme pour toute requête vers leurs serveurs. Nos polices sont hébergées sur notre propre serveur, de sorte qu’aucun fournisseur de polices n’est contacté.

Chaque ticket est lié à votre compte. Selon son type, il contient les éléments suivants.

Signalement d’un joueur

Le jeu, le nom d’utilisateur Roblox du joueur signalé, votre description de ce qui s’est passé (jusqu’à 3 000 caractères) et un lien vers une preuve, par exemple une vidéo YouTube ou Medal. Le lien vers la preuve est obligatoire.

Appel

Le jeu, le type de sanction, la date à laquelle elle a été prononcée et les raisons pour lesquelles vous estimez qu’elle devrait être réexaminée.

Rapport de bug

Le jeu, un résumé, les étapes pour reproduire le bug et, si vous le souhaitez, un lien vers une preuve.

Ticket de support

Un objet et votre message.

Réponses

Les messages que vous et l’équipe échangez dans le ticket, jusqu’à 3 000 caractères chacun.

Merci de ne pas inclure dans un ticket d’informations sensibles, par exemple sur la santé, la religion ou la sexualité, ni d’informations privées sur d’autres personnes. Nous n’en avons pas besoin pour vous aider.

Si vous postulez à un poste dans l’équipe, par exemple développeur, testeur, modérateur ou staff, nous traitons votre âge, votre fuseau horaire, le nombre d’heures par semaine que vous pouvez consacrer et votre motivation. Selon le poste, nous traitons aussi votre lien de portfolio ou GitHub, votre expérience, vos compétences, les appareils que vous utilisez et vos réponses à des questions de mise en situation.

Nous vous demandons votre âge parce que certains rôles impliquent un contact avec d’autres joueurs, dont beaucoup sont mineurs, et parce que nous devons évaluer si un rôle vous convient. Cela vous protège, vous comme les joueurs.

Dans le Portail, une candidature ne peut être lue que par les personnes qui recrutent pour le poste concerné. Nous pouvons vous envoyer notre décision, avec un commentaire de la personne qui l’a examinée, par message privé de notre bot sur Discord. Vous pouvez postuler de nouveau à un poste 14 jours après votre candidature précédente.

Cette section s’adresse aux joueurs qui ont été signalés par quelqu’un d’autre. Nous ne disposons d’aucune coordonnée des joueurs signalés ; c’est donc par cette politique que nous vous fournissons les informations exigées par l’article 14 du RGPD.

Ce que nous recevons à votre sujet

Votre nom d’utilisateur Roblox, le jeu, la description de ce qui s’est passé par le joueur à l’origine du signalement et un lien vers une preuve, par exemple une vidéo.

D’où viennent ces données

Du joueur qui a fait le signalement. Les liens vers des preuves renvoient à des contenus que cette personne a publiés ailleurs, par exemple sur YouTube ou Medal.

Pourquoi et sur quelle base

Pour examiner le signalement et garder nos jeux sûrs et équitables. Base juridique : notre intérêt légitime à protéger les joueurs et à faire respecter les règles de nos jeux (article 6, paragraphe 1, point f du RGPD).

Qui les voit

L’équipe de Synodic, ainsi que l’auteur du signalement, qui peut voir son propre signalement. Votre nom d’utilisateur figure dans le titre du ticket, qui est aussi publié dans notre salon privé réservé à l’équipe sur Discord.

Combien de temps nous les conservons

Tant que le signalement est ouvert, puis 12 mois après sa clôture, comme indiqué sous « Combien de temps nous conservons vos données ».

Vous disposez des mêmes droits que toute autre personne au titre de cette politique, notamment les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition. Écrivez à contact@synodicstudio.com en indiquant votre nom d’utilisateur Roblox. Nous pourrons avoir besoin de vérifier que le compte Roblox est bien le vôtre. Pour protéger la personne qui vous a signalé, nous pouvons limiter ce que nous vous communiquons, par exemple en ne révélant pas qui a fait le signalement, lorsque vous fournir ces informations porterait atteinte à ses droits (article 15, paragraphe 4 du RGPD).

• Vos tickets peuvent être vus par vous et par l’équipe de Synodic. Tous les membres de l’équipe voient les tickets ouverts ; seuls les propriétaires voient aussi les tickets clôturés. Les autres joueurs ne voient jamais vos tickets.
• Dans le Portail, les candidatures à l’équipe ne peuvent être lues que par les personnes qui recrutent pour le poste concerné.
• De courtes notifications sur les nouveaux tickets, réponses et candidatures sont publiées dans un salon privé réservé à l’équipe sur Discord, comme décrit dans la section suivante.

Pour que l’équipe remarque rapidement les nouvelles demandes, le Portail publie un message dans un salon privé réservé à l’équipe sur notre serveur Discord pour chaque nouveau ticket, chaque réponse et chaque candidature. Le message contient le numéro et le titre du ticket (pour un signalement, y compris le nom d’utilisateur du joueur signalé), jusqu’à 1 000 caractères du texte, ainsi que le nom d’affichage et le nom d’utilisateur de l’auteur.

Ces messages sont supprimés lorsque le ticket ou la candidature auquel ils se rapportent est supprimé. Les décisions sur les candidatures à l’équipe peuvent être envoyées au candidat par message privé de notre bot Discord, comme indiqué plus haut.

Le RGPD exige une base juridique pour chaque finalité. Voici les nôtres.

Gérer votre compte et vous connecter

Base juridique : la fourniture du service que vous demandez conformément à nos conditions d’utilisation (article 6, paragraphe 1, point b du RGPD).

Traiter vos tickets de support et rapports de bugs

Lire et répondre à vos tickets et suivre les bugs que vous signalez. Base juridique : article 6, paragraphe 1, point b.

Signalements de joueurs et modération

Examiner les signalements, y compris les données concernant le joueur signalé, et prendre des mesures selon les règles de nos jeux. Base juridique : notre intérêt légitime à garder nos jeux sûrs et équitables (article 6, paragraphe 1, point f).

Appels

Réexaminer les sanctions et corriger les erreurs. Base juridique : notre intérêt légitime à une modération juste et exacte (article 6, paragraphe 1, point f).

Candidatures à l’équipe

Évaluer votre candidature à votre demande. Base juridique : mesures prises à votre demande avant tout accord éventuel (article 6, paragraphe 1, point b). Pour votre âge : notre intérêt légitime à protéger les mineurs et à évaluer si un rôle vous convient (article 6, paragraphe 1, point f).

Accès de l’équipe via les rôles Discord

Lire vos rôles sur notre serveur Discord pour déterminer qui obtient l’accès réservé à l’équipe. Base juridique : notre intérêt légitime à ne donner l’accès qu’aux bonnes personnes (article 6, paragraphe 1, point f).

Sécurité et prévention des abus

Journaux serveur, limites de tickets et délais d’attente qui assurent le fonctionnement du Portail et le protègent contre le spam et les attaques. Base juridique : notre intérêt légitime à un service sûr et fiable (article 6, paragraphe 1, point f).

Lorsque nous nous fondons sur l’intérêt légitime, nous l’avons mis en balance avec vos intérêts et vos droits. Les notifications à l’équipe sur Discord poursuivent la même finalité, et reposent sur la même base juridique, que le ticket ou la candidature qu’elles concernent.

• Hetzner Online GmbH (Allemagne), qui nous loue le serveur situé dans l’UE sur lequel fonctionne le Portail. Votre compte, vos tickets et candidatures ainsi que les journaux serveur y sont stockés.
• Discord Inc. (États-Unis), qui reçoit les notifications à l’équipe et les messages privés décrits ci-dessus, et fournit les informations de compte et les images d’avatar lorsque vous associez Discord.
• Roblox Corporation (États-Unis), qui fournit vos informations de compte et votre image d’avatar lorsque vous vous connectez.

Roblox et Discord sont des responsables du traitement indépendants pour les données sur leurs propres plateformes, et leurs propres politiques de confidentialité s’appliquent. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas avec des annonceurs. Nous pouvons communiquer des données lorsque la loi l’exige, par exemple en réponse à une demande valable d’une autorité publique.

Le Portail fonctionne sur un serveur situé dans l’UE. Lorsque nous recevons des données de Roblox ou de Discord ou que nous leur en envoyons, ces données sont transférées aux États-Unis. Ces transferts reposent sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) lorsque le destinataire est certifié à ce titre, et à défaut sur les garanties offertes par le fournisseur, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Tickets ouverts

Conservés tant que le ticket est ouvert.

Tickets clôturés

Supprimés, avec tous leurs messages, 12 mois après leur clôture. Cela vaut aussi pour les signalements de joueurs et les données qu’ils contiennent sur le joueur signalé.

Candidatures à l’équipe

Supprimées 6 mois après la décision sur la candidature.

Notifications à l’équipe sur Discord

Supprimées lorsque le ticket ou la candidature auquel elles se rapportent est supprimé.

Votre compte

Conservé tant que vous utilisez le Portail. Si vous ne vous connectez pas pendant 24 mois, votre compte est supprimé avec tout ce qui y est lié.

Sessions

Une session dure 30 jours ou jusqu’à votre déconnexion. Les sessions expirées sont supprimées.

Journaux serveur

Votre adresse IP, l’heure, l’adresse demandée et l’agent utilisateur (user agent) de votre navigateur, conservés 30 jours au maximum.

Vous pouvez supprimer vous-même votre compte depuis votre tableau de bord à tout moment. Cela supprime votre compte ainsi que tous vos tickets et candidatures. Si vous utilisez la procédure « Right to Erasure » (droit à l’effacement) de Roblox, Roblox nous en informe et le compte correspondant est supprimé automatiquement.

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles. Vous pouvez les exercer en écrivant à contact@synodicstudio.com.

Accès

Demander si nous détenons des données vous concernant et en recevoir une copie.

Rectification

Faire corriger des données inexactes.

Effacement

Faire supprimer vos données. Vous pouvez aussi supprimer vous-même votre compte depuis votre tableau de bord.

Limitation

Nous demander, dans certaines situations, de cesser d’utiliser vos données tout en les conservant.

Portabilité

Recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine, lorsque nous les traitons sur une base contractuelle.

Opposition

Vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Nous y mettrons fin, sauf motifs impérieux qui prévalent sur vos intérêts.

Nous répondons dans un délai d’un mois. Pour des demandes complexes ou nombreuses, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois supplémentaires et vous en informerons. Nous pourrons avoir besoin de vérifier votre identité avant de donner suite à une demande.

Le Portail applique automatiquement quelques règles techniques fixes :

• vous pouvez avoir au maximum 3 tickets ouverts par catégorie ;
• vous devez attendre 60 secondes entre deux nouveaux tickets ;
• vous devez attendre 14 jours avant de postuler de nouveau à un poste ;
• l’accès de l’équipe dépend des rôles que vous détenez sur notre serveur Discord.

Il ne s’agit pas de décisions produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire, au sens de l’article 22 du RGPD. Les décisions sur les signalements, les appels et les candidatures à l’équipe sont prises par des personnes. Les actions automatiques de notre anticheat sont décrites dans la politique de confidentialité de SynodicAC sur www.synodicstudio.com/privacy/anticheat.

Beaucoup de joueurs Roblox sont jeunes ; nous nous sommes donc efforcés de rédiger cette politique clairement. Vous devez avoir au moins 13 ans pour utiliser le Portail, ou davantage si la loi de votre pays l’exige, et vous devez respecter les règles de Roblox et de Discord. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des enfants de moins de 13 ans.

Si vous êtes parent ou tuteur et pensez que votre enfant a utilisé le Portail, écrivez à contact@synodicstudio.com et nous supprimerons les données de votre enfant.

Le Portail est servi uniquement en HTTPS et fonctionne sur un serveur situé dans l’UE. Nous ne conservons qu’une empreinte de votre jeton de session et ne conservons pas les jetons d’accès Discord. L’accès de l’équipe est limité, via les rôles Discord, à ce dont chaque rôle a besoin, les candidatures à l’équipe ne sont visibles que par les personnes qui recrutent pour le poste, et l’accès aux secrets tels que les clés est restreint.

En cas de violation de données personnelles, nous la notifierons à Datatilsynet dans un délai de 72 heures lorsque la loi l’exige, et informerons les personnes concernées lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour elles.

Si vous estimez que nous avons traité vos données de manière illicite, vous pouvez introduire une réclamation auprès de Datatilsynet, l’autorité danoise de protection des données, sur datatilsynet.dk, ou auprès de l’autorité du pays de l’UE où vous vivez. Nous apprécierions d’avoir d’abord la possibilité de régler la question avec vous, mais vous n’êtes pas tenu de nous contacter avant de saisir une autorité.

Nous mettrons cette politique à jour lorsque le Portail ou la loi évoluera. La date en haut de page indique sa dernière révision. Nous annoncerons les modifications importantes sur le site et sur notre serveur Discord.

Questions et demandes concernant vos données : contact@synodicstudio.com. Merci d’indiquer « Confidentialité » et « Synodic Support » dans l’objet.