Politique de confidentialité

Synodic Studio (« Synodic », « nous »), exploite www.synodicstudio.com et est le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette politique. Cela signifie que nous décidons pourquoi et comment vos données sont traitées, et que nous en sommes responsables.

Synodic Studio est un nom commercial, pas encore une société immatriculée, il n’y a donc pas de numéro d’immatriculation à indiquer. Jusqu’à ce qu’il y en ait un, les responsables du traitement sont les deux fondateurs du studio, Nicklaz Lentz et Kian Nikolaj, agissant conjointement. Nous indiquerons ici le nom enregistré et le numéro CVR danois dès que la société existera.

En tant que responsables conjoints, nous avons convenu par écrit de la répartition de nos responsabilités au titre de l’article 26 du RGPD. Cet accord couvre les quatre services Synodic : www.synodicstudio.com, SynodicAC, Synodic Store et Synodic Support. Nicklaz Lentz est le point de contact pour les questions et demandes relatives aux données personnelles et veille à ce qu’elles reçoivent une réponse, mais vous pouvez exercer vos droits auprès de l’un ou l’autre d’entre nous.

Le studio est basé à Aarhus, Denmark. Vous pouvez nous joindre au sujet de tout ce qui figure dans cette politique à contact@synodicstudio.com, et cette adresse est aussi le moyen le plus rapide d’atteindre les personnes qui traitent les données ici. Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données, car l’ampleur et la nature de nos traitements ne l’exigent pas au titre de l’article 37.

Cette politique s’applique uniquement à www.synodicstudio.com et aux e-mails ou autres correspondances que vous échangez avec nous par son intermédiaire. Synodic Studio exploite aussi trois autres services, chacun doté de sa propre politique de confidentialité dans les onglets en haut de cette page : SynodicAC, notre anticheat, avec sa page de statut sur ac.synodicstudio.com ; Synodic Store sur store.synodicstudio.com ; et Synodic Support sur support.synodicstudio.com. Les mêmes responsables conjoints sont responsables des quatre. Lorsque vous suivez un lien de ce site vers l’un d’eux, c’est la politique propre à ce service qui s’applique à ce qui s’y passe.

Elle ne couvre pas les produits que nous construisons ou exploitons avec des partenaires, comme MineClub et MCCatalog. Ce sont des services distincts avec leurs propres informations de confidentialité, et lorsque vous quittez ce site par un lien vers l’un d’eux, ce sont leurs conditions qui s’appliquent.

Elle ne couvre pas non plus les données que nous traitons pour des clients dans le cadre d’un projet. Dans ces missions, nous agissons généralement comme sous-traitant sur instruction du client, et c’est la politique de confidentialité du client qui s’applique à ses utilisateurs.

Nous collectons des données personnelles dans quelques situations bien délimitées.

Lorsque vous nous écrivez directement par e-mail

Votre adresse e-mail, votre nom s’il figure dans le message, et tout ce que vous choisissez d’inclure. Les fils d’e-mails concernant un projet potentiel sont conservés ensemble pour que nous puissions suivre la conversation.

Lorsque vous nous écrivez pour travailler avec nous

Tout ce que vous envoyez : votre nom, votre adresse e-mail, votre CV ou portfolio si vous en joignez un, et tout autre élément du message. Cela couvre un emploi, un stage ou une alternance, du travail en freelance, ou simplement la question de savoir s’il y a une place pour vous. Nous le traitons comme une candidature même en l’absence de poste ouvert.

Lorsque votre navigateur demande le site

Comme pour tout site web, les serveurs qui délivrent www.synodicstudio.com voient des données techniques à chaque requête : votre adresse IP, le type de navigateur et d’appareil, la page demandée, l’heure et l’adresse de la page qui a renvoyé vers nous. Ce sont des journaux de serveur standard, que nous conservons 30 jours au maximum.

Lorsque la page d’accueil affiche le statut en direct de SynodicAC

Le panneau de statut de la page d’accueil est rempli par notre serveur lors de la génération de la page. Ensuite, tant que la page est ouverte, votre navigateur demande une mise à jour à ac.synodicstudio.com environ une fois par minute. Cette adresse est notre propre service SynodicAC, hébergé sur les mêmes serveurs Hetzner dans l’UE, et non un tiers. Chaque requête ne contient que ce que contient toute requête de navigateur (votre adresse IP, le type de navigateur et l’heure), n’envoie ni cookie ni identifiant, et est journalisée comme toute autre requête vers nos serveurs. La réponse ne contient que des indicateurs de fonctionnement du service, rien sur vous. Le badge de statut en pied de page est un simple lien vers ce même service.

Lorsque vous posez une question à Orbit

Orbit, l’assistant de ce site, envoie ce que vous saisissez à notre serveur afin de trouver une réponse dans le contenu du site lui-même. Rien n’est transmis à un fournisseur d’IA ni à aucun autre tiers, et nous n’enregistrons pas vos questions. Merci de ne pas y saisir d’informations personnelles.

Nous ne demandons pas, et préférons ne pas recevoir, de catégories sensibles de données telles que des informations de santé, des opinions politiques ou des identifiants administratifs. Merci de ne pas les inclure dans vos messages.

www.synodicstudio.com ne pose aucun cookie, propriétaire ou tiers. Il ne stocke rien dans le stockage local (local storage), le stockage de session ni aucun autre stockage de votre navigateur. Votre langue figure dans l’adresse de la page (par exemple /fr), et les petits choix comme une introduction passée ou un bouton d’aide fermé ne sont gardés que dans la mémoire de la page ouverte et sont oubliés lorsque vous la rechargez ou la quittez. Il n’utilise ni analyse d’audience, ni enregistrement de session, ni cartes de chaleur, ni pixels publicitaires, ni modules de réseaux sociaux, et il ne prend pas l’empreinte de votre appareil. C’est pourquoi il n’y a pas de bandeau de cookies : il n’y a rien à quoi consentir.

Les polices, vidéos et images, y compris les avatars Roblox de l’équipe, sont servies depuis notre propre domaine plutôt que depuis un réseau tiers, de sorte qu’ouvrir une page n’envoie pas votre adresse à un fournisseur de polices ou de médias. Les chiffres de la communauté affichés sur la page d’accueil sont récupérés par notre serveur, et non par votre navigateur, auprès des API publiques de Discord et de Roblox ; ce ne sont que des totaux, comme le nombre de membres et de visites, sans aucune donnée personnelle. En dehors de notre propre service de statut SynodicAC décrit ci-dessus, votre navigateur ne contacte aucun autre site, sauf si vous suivez un lien. Si nous ajoutons un jour un service qui change cela, nous mettrons d’abord à jour cette politique et, lorsque la loi l’exige, demanderons votre consentement avant qu’il ne s’exécute.

Le RGPD exige une base légale pour chaque finalité. Voici les nôtres.

Répondre à votre demande et cadrer un projet

Nous utilisons les informations contenues dans votre e-mail pour répondre, poser des questions complémentaires, préparer une proposition et, si nous allons de l’avant, mettre en place la mission. Base légale : l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, paragraphe 1, point b du RGPD). Lorsque vous nous contactez au nom d’une entreprise, notre intérêt légitime à répondre aux demandes professionnelles s’applique également (article 6, paragraphe 1, point f).

Maintenir le site sécurisé et disponible

Les journaux de serveur nous aident à détecter les abus, diagnostiquer les pannes et nous défendre contre les attaques. Base légale : notre intérêt légitime à exploiter un site web sûr et fiable (article 6, paragraphe 1, point f). Nous l’avons mis en balance avec vos intérêts et considérons l’impact comme minime, compte tenu du peu de données conservées et de la brièveté de leur conservation.

Afficher le statut en direct et répondre via Orbit

L’actualisation du statut dans le navigateur et les réponses d’Orbit sont des fonctionnalités que vous voyez ou demandez sur la page. Base légale : notre intérêt légitime à garder le site utile et à jour (article 6, paragraphe 1, point f). L’actualisation du statut ne révèle rien de plus qu’une requête de page ordinaire, et les questions posées à Orbit ne sont pas enregistrées.

Étudier une collaboration avec le studio

Si vous nous écrivez au sujet d’un emploi, d’un stage, de travail en freelance ou d’une autre forme de collaboration, nous lisons et discutons votre candidature en interne et nous vous répondons. Base légale : l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, paragraphe 1, point b), et notre intérêt légitime à trouver des personnes avec qui travailler (article 6, paragraphe 1, point f). Nous ne pratiquons aucune présélection automatisée et aucune décision vous concernant n’est prise par une machine.

Respecter nos obligations légales

Si un projet se concrétise, les factures et documents comptables sont conservés aussi longtemps que l’exige la législation fiscale et comptable. Base légale : le respect d’une obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c).

Défendre nos droits

Nous pouvons conserver des correspondances lorsqu’elles sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice. Base légale : l’intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f).

Nous n’utilisons pas vos données pour des e-mails marketing, nous ne constituons pas de profils et nous ne prenons aucune décision vous concernant par des moyens automatisés.

Nous gardons le cercle restreint. Vos données sont vues par les personnes de Synodic qui en ont besoin pour vous répondre, et par un nombre limité de prestataires agissant comme sous-traitants pour notre compte, dans le cadre d’accords écrits de traitement des données.

• Simply.com, un fournisseur danois qui héberge notre boîte de messagerie. Les messages sont stockés sur ses serveurs dans l’UE aussi longtemps que nous les conservons selon les durées indiquées ci-dessous.
• Hetzner, notre hébergeur, qui fournit les serveurs situés dans l’UE sur lesquels nous exploitons www.synodicstudio.com et nos autres services, dont le service de statut de SynodicAC. Les journaux de serveur décrits ci-dessus sont stockés sur ces serveurs.

Nous ne vendons pas de données personnelles, nous ne les partageons pas avec des annonceurs ou des courtiers en données, et nous ne les transmettons pas à des partenaires à votre insu. Si un projet implique de vous présenter à un partenaire, nous le dirons et demanderons d’abord.

Nous pouvons divulguer des données lorsque la loi l’exige, par exemple en réponse à une demande valable d’une autorité publique, ou lorsque c’est nécessaire pour protéger nos droits ou la sécurité d’une personne.

Les serveurs qui délivrent www.synodicstudio.com sont exploités par Hetzner dans l’UE, et notre boîte de messagerie est hébergée par Simply.com dans l’UE. Visiter le site et nous écrire n’impliquent donc aucun transfert de données personnelles hors de l’UE et de l’EEE. Les requêtes que notre serveur adresse à Discord et à Roblox pour les chiffres de la communauté de la page d’accueil ne contiennent aucune donnée personnelle.

Si cela change, par exemple parce que nous commençons à utiliser un prestataire établi hors de l’EEE, nous mettrons d’abord à jour cette politique et ne nous appuierons que sur des garanties reconnues par le RGPD : une décision d’adéquation de la Commission européenne, y compris le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les entreprises certifiées, ou les clauses contractuelles types de la Commission accompagnées d’une évaluation de la législation du pays de destination.

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, puis nous les supprimons ou les anonymisons. Nos durées par défaut sont les suivantes.

Demandes qui n’aboutissent pas à un projet

Supprimées au plus tard 12 mois après notre dernier échange, afin de pouvoir reprendre la conversation si vous revenez dans un délai raisonnable.

Demandes qui aboutissent à un projet

Conservées pendant la durée de la mission puis, dans le dossier du projet, jusqu’à 5 ans après la fin des travaux, sauf si la loi exige une durée plus longue.

Factures et documents comptables

Conservés pendant la durée exigée par la législation comptable et fiscale applicable, soit actuellement au Danemark 5 ans à compter de la fin de l’exercice concerné.

Candidatures pour travailler avec nous

Couvre les emplois, stages, alternances et missions freelance. Supprimées dans les 6 mois suivant notre dernier échange si elles n’aboutissent pas à une collaboration. Si nous souhaitons conserver la vôtre plus longtemps, nous vous demanderons d’abord, et vous pourrez refuser sans que cela joue contre vous.

Journaux de serveur

Rotation et suppression automatiques sur nos propres serveurs après 30 jours au plus, sauf si une entrée précise est nécessaire pour enquêter sur un incident de sécurité.

En vertu du RGPD, vous disposez d’un ensemble de droits sur vos données personnelles. Vous pouvez exercer chacun d’eux en écrivant à contact@synodicstudio.com. Nous répondrons dans un délai d’un mois et vous préviendrons si une demande complexe nous demande plus de temps.

Accès

Demander si nous détenons des données vous concernant et en recevoir une copie, accompagnée des informations figurant dans cette politique.

Rectification

Faire corriger des données inexactes et compléter des données incomplètes.

Effacement

Faire supprimer vos données lorsqu’il n’y a plus de bonne raison de les conserver, par exemple lorsqu’une demande n’a pas abouti.

Limitation

Nous demander de cesser d’utiliser vos données, tout en les conservant, dans certaines situations, par exemple le temps de régler un différend sur leur exactitude.

Portabilité

Recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque nous les traitons de manière automatisée sur la base d’un contrat ou d’un consentement.

Opposition

Vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Nous cesserons, sauf si nous pouvons démontrer des motifs impérieux qui prévalent sur vos intérêts.

Retrait du consentement

Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, le retirer à tout moment. Cela n’affecte pas les traitements effectués avant le retrait.

Nous pouvons avoir besoin de confirmer votre identité avant de donner suite à une demande, afin de ne pas remettre vos données à quelqu’un d’autre. Nous ne facturerons pas une demande, sauf si elle est manifestement infondée ou excessive.

Si vous estimez que nous avons traité vos données de manière illicite, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Notre autorité chef de file est Datatilsynet, l’autorité danoise de protection des données, sur datatilsynet.dk. Vous pouvez aussi vous adresser à l’autorité du pays de l’UE où vous vivez ou travaillez. Nous apprécierions d’avoir d’abord la possibilité de régler la question directement, mais vous n’êtes pas tenu de nous contacter avant de saisir une autorité.

Le site est servi uniquement en HTTPS, avec des en-têtes de sécurité qui limitent la façon dont il peut être intégré ou détourné. L’accès à nos boîtes de messagerie et à nos outils est protégé par une authentification forte, et seules les personnes qui ont besoin d’une donnée précise y ont accès. Nos prestataires sont choisis pour leurs mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, et contractuellement tenus de les appliquer.

Aucun système n’est parfaitement sûr. Si une violation affectait vos données d’une manière susceptible de vous exposer à un risque, nous vous en informerions, ainsi que l’autorité de contrôle, comme l’exige le RGPD.

www.synodicstudio.com est un site professionnel destiné aux entreprises et aux adultes. Nous ne collectons pas sciemment de données auprès de personnes de moins de 16 ans. Si vous pensez qu’un enfant nous a envoyé des données personnelles, écrivez à contact@synodicstudio.com et nous les supprimerons.

Nous modifierons cette politique lorsque nos pratiques changeront ou lorsque la loi l’exigera. La date en haut indique sa dernière révision. Les modifications substantielles, par exemple l’ajout d’une nouvelle catégorie de traitement, seront mises en évidence sur cette page pendant une période après leur entrée en vigueur. La poursuite de l’utilisation du site après une modification ne vaut pas consentement lorsque celui-ci est requis ; dans ces cas, nous le demanderons séparément.

Questions, demandes et réclamations concernant les données personnelles : contact@synodicstudio.com. Merci d’indiquer « Confidentialité » en objet pour que cela parvienne rapidement à la bonne personne.